議事録が会議の時間を左右する？会議の時間を半分にする議事録の書き方

1時間の会議なのに、議事録を作るのに2時間かかる。そんな状況に陥っていませんか。実は議事録の「書き方」を変えるだけで、会議そのものの時間を半分にすることが可能です。

多くの人は議事録を「会議後に作るもの」と考えています。でもそれは大きな誤解。議事録の書き方を決めておくことで、会議中の無駄な発言が減り、参加者全員が「何を決めるべきか」に集中できるんです。

全ての発言をメモしようとすると、会議中の集中力が分散します。話の本質を見失い、結論が出ないまま時間だけが過ぎていく。録音に頼ってしまうと、さらに状況は悪化します。後から聞き直す作業で、会議時間の3倍もの時間を消費してしまうこともあります。

重要なのは「何を記録するか」を事前に決めておくこと。決定事項、アクション、期限の3点に絞れば、メモを取りながらでも会議の流れについていけます。

議事録のフォーマットを事前に用意しておくと、参加者全員が「今は何について話しているのか」を常に把握できます。アジェンダに沿って空欄を埋めていくだけなので、話が脱線しにくくなるんです。

このように、議事録フォーマットがあるだけで会議の進行が驚くほどスムーズになります。テンプレートは一度作れば、あとは使い回せるので効率的です。

会議時間を半分にする議事録テクニック

ここからは具体的なテクニックをご紹介します。会議の前・最中・後の3つの段階に分けて、実践的な方法をお伝えしますね。

議事録担当になったら、まず会議の目的を確認しましょう。「何を決めるための会議なのか」が分かれば、記録すべき項目も自然と見えてきます。アジェンダを見ながら、決定事項・担当者・期限の欄を作っておくだけで準備完了です。

参加者の名前も事前にリストアップしておくと便利。誰が何を言ったかをサッとメモできるので、会議中の手間が大幅に減ります。5分の準備が30分の時短につながるんです。

会議中は完璧主義を捨てましょう。全ての発言を記録する必要はありません。重要なのは以下の3点だけです。

この3点セットで書いておけば、後から見返したときに困ることはありません。雑談や脱線した議論は思い切って省略。決定に直結する情報だけに集中することで、メモの量が半分以下になります。

議事録作成のゴールデンタイムは会議直後の10分間です。記憶が鮮明なうちに作業すれば、30分で完成するものが、翌日になると1時間以上かかってしまいます。

完成度は8割でOK。決定事項とアクションが正確に書かれていれば、細かい表現は気にしなくて大丈夫です。まずは共有して、必要なら後から修正すればいい。この割り切りが時短の秘訣なんです。

最後に、すぐに使える議事録の基本構成をご紹介します。このフォーマットをベースにすれば、どんな会議でも対応できますよ。

議事録に最低限必要なのは以下の項目です。シンプルなほど使いやすくなります。

この7項目を埋めるだけで、必要十分な議事録が完成します。会議の種類によっては項目を減らしてもOKです。

すべての情報を同じように扱う必要はありません。組織として「何を残すべきか」を決めておくと、さらに効率が上がります。

会議の目的に応じて記録内容を変える。これだけで議事録作成の負担が激減します。主催者に「今回は何を記録すればいいですか」と確認する習慣をつけましょう。

人間の記憶は時間とともに曖昧になります。「誰が言った」「いつまでだった」といった確認作業で時間を浪費するのは本当にもったいない。議事録にしっかり書いておけば、後から言った言わないの問題も起きません。

特に数字と日付は正確に記録すること。金額や期限の認識違いは、プロジェクト全体に影響を与える可能性があります。会議中に聞き逃したら、その場で確認する勇気も大切です。

議事録の書き方を変えるだけで、会議は劇的に変わります。時間が半分になれば、その分を本来の業務に充てられる。今日から実践してみてください。