5分で作れるメール返信テンプレートの基本形

ビジネスメールの返信に時間がかかってしまうのは、毎回ゼロから文章を考えているからです。返信の基本構成をテンプレート化しておけば、内容を埋めるだけで完成するため、作業時間を大幅に短縮できます。

まずは、すべての返信メールに共通する「型」を身につけましょう。

ビジネスメールには「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」という7つの要素があります。この順番通りに書けば、相手に失礼のない構成になるのです。

特に返信の場合、件名は「Re:」を残したまま変更しないことで、やり取りの流れが一目で分かるようになります。これだけでも相手の手間を大きく省くことができるでしょう。

社内向けなら「お疲れ様です」、社外向けなら「お世話になっております」が基本形です。

初めての相手には「初めてご連絡いたします」と一言添えると、丁寧な印象を与えられます。相手との距離感に応じて言葉を選ぶことで、自然なコミュニケーションが生まれます。

シーン別に使い分けるテンプレート例

返信メールには、問い合わせへの回答、日程調整、依頼への承諾や断りなど、いくつかのパターンが存在します。それぞれに適したテンプレートを用意しておくと、迷わず素早く対応できるようになります。

問い合わせに答える際は、まず質問への感謝を伝え、次に回答内容を明確に示します。相手の質問を引用記号「>」で引用してから答えると、何について回答しているのかが明確になり、読み手の理解も深まります。

最後に「ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください」と付け加えることで、やり取りを円滑に終えられるでしょう。

相手から候補日を提示された場合、可能な日時を明確に回答します。「〇月〇日〇時から可能です」と具体的に書くことで、再度の調整を減らせます。もし提示された日程が難しい場合は、代替案を複数挙げると相手の負担が軽くなります。

テンプレートを使いこなすためには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。以下のポイントを意識することで、相手に好印象を与える返信ができるようになります。

24時間以内に返信する：一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査では、多くの人が1日以内の返信を期待していることが分かっています。すぐに詳しい回答ができない場合でも、受け取った旨を伝える一次返信を送ることで、相手に安心感を与えられます
社名や人名は正確に記載する：「株式会社」を「(株)」と略したり、相手の名前を間違えたりすると、大変失礼にあたります。コピー&ペーストを活用し、誤字のリスクを減らしましょう
営業時間外の送信は避ける：夜間や早朝に返信すると、相手に気を遣わせてしまいます。送信予約機能を使い、翌営業日の午前中に届くよう設定するのが賢明です

こうした配慮を積み重ねることで、単なる業務連絡も信頼関係を築くツールへと変わります。型を使いこなしながら、相手への敬意を忘れずに返信していくことが、ビジネスメールの本質といえるでしょう。